三重県四日市市の西岡公認会計士事務所

　令和4年（2022年）1月から変わる、メールに添付された請求書等のデータ保存の仕方について教えてください。

出演：　 … Ｍ社　経理部部長　　 … 顧問税理士

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―　M社　―

M社経理部古門部長と顧問税理士が、打ち合わせをしています。

　以前に教えていただいた、メールに添付された請求書等のデータを印刷した書面が、来年（2022年）1月からデータ保存の代わりにならなくなることについて、その際にあった請求書のデータ授受の他に、同様の授受がないか調べてみました。

　そうでしたか。

　そうしましたら、注文書なども含めますと、何社かありました。
　見積書や注文書も、対象になるのですよね？

　そうですね。
　対象になりますね。

　ですよねぇ。
　弊社はこれまで印刷してきたのですが、来年（2022年）1月からは、どうやってデータ保存しておくと認められるのですか？

　電子取引の取引情報を電磁的保存、つまりデータ保存するには、真実性や可視性を確保するための要件を満たす必要があります。
　ざっくり言えば、改ざんなどがされていないことの担保と、データを肉眼で速やかに確認できるようにしておくこと、ということになりますね。

　改ざんなどがされていないことの担保、とは？

　たとえば、タイムスタンプの付与ですね。この他には、データの削除訂正ができないシステム、あるいは、その記録が残るシステムを利用して保存する、ですとか、訂正削除の防止に関する事務処理規程が備え付けられたりしているなど、ですかね。

　何か具体例とかありませんか？

　そうですね。
　国税庁から公表されている「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」の問12で、特別な請求書等保存ソフトを使用しない保存方法が例示されています。
　そこでは、データのファイル名に規則性をもった内容を表示させること、保存は取引先や各月などの任意フォルダに格納すること、一定の事務処理規程を備え付けていることなど、これらを行っていれば、要件を満たしていることが示されています。
　この場合の“ファイル名に規則性をもった内容を表示”とは、日付・取引先名・金額がファイル名となっていることを指します。仮にこのようなファイル名をつけるのが煩雑だとお考えであれば、ファイル名を連番にしつつ内容を管理して検索が可能な“索引簿”を作成することで、ファイル名の煩雑さを回避することもできます。
　ただし、この事例で認められる保存方法については、税務調査の際に税務職員からダウンロードの求めがあった場合には、データの提出が必要となる点などにもご留意ください。

　うーん。
　なかなか面倒ですね。

　そうですね。
　こういった要件を満たすデータ保存システムを利用するのが一番の近道ではありますが、保存するデータ量がどの程度なのか、また費用対効果などもありますので、いくつかそういったシステムサービスも探しながら、貴社にとって最適な保存法を検討されてみてはいかがでしょうか。

　たしかにそうですね。
　システムサービスも検討してみます。
　ちなみに、取引先によって保存方法を変える、ということも可能ですか？

　そうですね。
　取引データの授受の方法等に応じて保存場所が複数のシステムに分かれること等は差し支えないことが、先にご紹介した「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」の問23で述べられています。
　ただし、「当該電子データについては、ディスプレイ等に整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにしておく必要がある」とも述べられていますので、どの取引先はどのシステムを利用しているのか等を管理しておく必要はあるようです。

　なるべく統一した方がよさそうですね。

　そうですね。
　取引先の状況にもよりますが、できればその方がよいでしょうね。